VisionPlus e-Kayıt

29/12/2013 tarih ve 28866 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 431 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında zorunluluk getirilen mükelleflerin Tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturmak, saklamak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere vergi denetimine hazır veri tutma yükümlülüklerini içeren bir raporlama dosyasıdır.

Kayıt Saklama Gereksinimleri zorunluluğu kapsamında olanlar, 1/7/2014 tarihinden itibaren talep edilen bilgileri hazırlamak, saklamak ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır.

İdea Teknoloji Çözümleri, Kayıt Saklama Gereksinimleri konusunda talep edilen içeriğin farklı kaynaklara (ERP, e-Fatura, e-Defter vb.) entegre bir yapı ile sağlanmasına dayanan bir çözüm sunmaktadır.

VisionPlus Kayıt Saklama Gereksinimlerini Kullanan Müşterilerimiz
REFERANSLARIMIZ
VisionPlus E-Kayıt Çözümü Teknik Özellikleri Nelerdir?
  • Veri Kaynakları ile Entegrasyon

    VisionPlus Kayıt Saklama Gereksinimleri uygulaması, organizasyon içerisindeki tanımlı veri kaynakları ile platform bağımsız olarak entegrasyon arabirimi sağlamaktadır. Veri kaynakları ile entegrasyon amacıyla Excel, CSV ya da XML formatında dosyalar kullanılmaktadır. Veri kaynaklarında oluşturulan entegrasyon dosyaları, web service, ftp ve sftp entegrasyon kanalları ile işlenerek ilişkisel tablo yapısına alınmaktadır. Veri kaynaklarından alınan entegrasyon dosyaları ile aşağıdaki tablolar oluşturulmaktadır.

    Satış Kayıtları
    Alış Kayıtları
    Envanter Kayıtları
    İthalat Kayıtları
    İhracat Kayıtları
    Üretim Kayıtları

    Saklanmakla yükümlü olunan veriler entegrasyonu sistemler arası otomatik olabileceği gibi kullanıcının manuel olarak dosya yüklemesi ile de yapılabilmektedir. Kullanıcı, toplu yükleme işlemi için öncelikle organizasyonu için tanımlı olan dosya türlerinden birini seçerek dosya seçimini yapacaktır. Tanımlanmış olan dosya türleri entegrasyon aşamasında formatı belirlenmiş türlerden biri olmak zorundadır. Kullanım içerisinde değişen dosya yapıları geliştirme ihtiyacı oluşmadan parametrik olarak tanımlanabilmektedir.

    Entegrasyon veya dosya yükleme yöntemleri ile kayıtlar oluşturulabileceği gibi mevcut kayıtlar içerisindeki eksik alanlar uygulama ekranları üzerinden güncelleme ile tamamlanabilmektedir.

    VisionPlus Elektronik Finansal Uygulamalar platformu Kayıt Saklama Gereksinimleri uygulaması genel mimarisi aşağıdaki şekilde gösterilmektedir.



    Şema İçin Tıklayın

  • Birleştirilmiş Veri Tabloları

    VisionPlus Kayıt Saklama Gereksinimleri uygulaması ile farklı sistemlerden alınan verilerin tek bir merkezde birleştirilmesi, raporlaması, dönüştürülmesi ve arşivlenmesi hedeflenmektedir. Bu kapsamda aynı tabloya ait veriler birden fazla sistemden gelebileceği gibi tek bir kayıt satırına ait alanlar da birden fazla sistemden gelebilmektedir. Bu nedenle alınan entegrasyon dosyalarının uygulama üzerinde tanımları yapılırken gelen entegrasyon dosyası içerindeki verilerin tablo alan karşılıkları da tanımlanmaktadır. Bu tanımlama ile aynı zamanda entegrasyon dosyalarının birden fazla tablodaki alanları da güncellemesi mümkün kılınmaktadır.

  • Veri Eşleştirme Dönüştürme

    Entegrasyon dosyaları eşleştirme ve dönüştüme işlemi ile satış, alış, envanter, ithalat, ihracat, üretim tabloları üzerinde tanımlanmış olan birincil anahtarlar ile olan ilişkileri tanımlanmaktadır. Alınan bir kayıdın entegrasyon dosyasından veri tablosuna dönüştülebilmesi ve yeni bir tablo satırı oluşturabilmesi için ilgili tablolardaki tüm birincil anahtarlara sahip olması ve ilgili anahtarlara ait kaydın dönüştürüleceği tabloda bulunmaması şartı sağlanmalıdır. Aksi durumda entegrasyon güncelleme işlemi gerçekleştirilecektir.

    Entegrasyon dosyalarının veri yapısı karşılığında oluşturulan eşleştirme kuralları dokümanı dosyanın hedeflediği tabloları ve tablo içerisindeki alanların tanımlamasından oluşmaktadır. Entegrasyon dosyasında alınan veriler için şartlı aktarım koşulları oluşturulabilmekte ve belirlenen şartı sağlaması durumunda dönüştürme işlemi yapılabilmektedir. Bununla birlikte dönüştürme işleminde aktarılacağı alan için hesaplama formülleri tanımlamak mümkün olmaktadır.

  • Veri Mutabakatı

    VisionPlus Elektronik Finansal Uygulamalar platformu, içerisinde barındırdığı e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv uygulamaları sayesinde saklama yükümlülüğü getirilen kayıtlar ile mevcut elekronik uygulamalar ile mutabakat yapılabilmesi imkanı sağlamaktadır.

    Mevcut elektronik belgeler ile entegrasyonu dışında farklı veri kaynaklarından gelen entegrasyon dosyalarının aynı kayıdı oluşturması ve birbirleri ile olan çakışmalarının raporlanması da mümkün olmaktadır.

  • XBRL Dönüşümü

    Entegrasyon dosyaları ile oluşturulan satış, alış, envanter, ithalat, ihracat, üretim tabloları, kullanıcı onayı ile dönem kapatıldığında standart XML dokümanı olarak arşive aktarılmaktadır. Denetim dosyası olarak sunulacak XML dokümanı XSLT dönüşümü ile XBRL formatına dönüştürebilme imkanı verilebilecektir.

  • Kayıtların Arşivlenmesi

    Satış, alış, envanter, ithalat, ihracat, üretim kayıtları aylık dönemler ile kayıt saklama uygulaması içerisinde tablo yapısında saklanmaktadır. Entegrasyon dosyası ile alınan kayıtlar ilişkili dönem ve ilişkili tabloları belirlendikten sonra kayıt altına alınmaktadır. Kullanıcı arşive alacağı dönem ile ilgili kayıt kontrollerini gerçekleştirdikten sonra dönemi kapatarak arşive alma işlemini başlatabilmektedir.

    Arşive alma işleminde kayıt saklama uygulaması tablolarda bulanan verileri standart XML dosyası formatına çevirdikten sonra ilgili dosyaları sıkıştırarak yasal süreler içerisinde saklanacak hale getirmektedir. Dönem kapama işlemi ile birlikte kapalı döneme kayıt oluşturma işlem engellenmektedir. Kapalı dönemde değişiklik yapılması durumunda yeni kayıtlar ve güncellenen kayıtlar için ayrı standart XML dosyaları oluşturularak saklanmaktadır.

    TÜBİTAK KAMUSM Mali Mühür Uyum Değerlendirme raporu kapsamında elektronik imza kütüphanesi olarak ESYA e-imza kütüphaneleri kullanılmaktadır. Zaman damgası olarak da TÜBİTAK zaman damgası sunucusu kullanılmaktadır.

  • Veri Denetimi ve Tarihçesi

    VisionPlus Elektronik Finansal Uygulamalar platformu Kayıt Saklama Gereksinimleri uygulaması içerisinde oluşturulan satış, alış, envanter, ithalat, ihracat, üretim tabloları hangi entegrasyon dosyalarından hangi alanlarının oluşturulduğu veya güncellendiği kayıt tarihçesi içerisinde saklanmaktadır. Bununla birlikte kullanıcı arayüzünden gerçekleştirilen güncelleme işlemleri de güncelleme zamanı ve güncellemeyi gerçekleştirin kullanıcı bilgileri ile birlikte kayıt altına alınmaktadır.

    Saklanan kayıdın kaynağı ile birlikte tarihçede tutulması sayesinde olası çakışmalarda kolay raporlama imkanı sağlanmaktadır.

  • Kullanıcı Arayüzü

    VisionPlus Elektronik Finansal Uygulamalar platformu Kayıt Saklama Gereksinimleri hizmeti kapsamında aşağıda listelenmiş kayıtlarının listeleme, görüntüleme ve güncelleyebilme işlemleri yapabilmektedir.

    İthalat Kayıtları
    İhracat Kayıtları
    Satış Kayıtları
    Satın Alma Kayıtları
    Envanter Kayıtları
    Ürün Ağacı Kayıtları
    Üretim Girdisi Kayıtları
    Üretim Çıktısı Kayıtları
    Sarf Kayıtları

    Entegrasyon dosyalarının aktarımı ile ilişkisel tablolarda saklanan veriler raporlanabilir ve güncellenebilir duruma getirilmektedir. Web arayüzü ile yetki verilen kullanıcılar ilgili ekranlardan filtereleme yaparak istenilen belgeye ulaşabilmektedir. Belgenin hangi entegrasyon dosyası veya dosyaları tarafından oluşturulduğu kayıt alınmak ile birlikte entegrasyon dosyasılarının kopyası da platform içerisinde saklanmaktadır.